Despachos Agrupados

Un despacho agrupado es un documento que permite agrupar la salidas de inventario o entrega de mercancía que se le hace a un cliente en un tiempo determinado. Por ejemplo si un cliente solicita herramientas o insumos para una obra, cada salida de inventario de esa mercancía se puede ir agrupando en un documento para luego este convertirlo en una factura donde se relacione cada uno de esos despachos con sus respectivos valores.

j4Pro haciendo tu día más fácil ha diseñado un módulo de despachos de mercancía agrupado donde puedes relacionar esta información de forma fácil y sencilla para relacionar tus salidas de mercancía con las facturas que elabores a tus clientes.

Realizar Despachos #

1. Clic en el menú lateral izquierdo inventarios – despachos agrupados. 
2. Estando en el módulo de despacho agrupados procederemos a registrar la salida de la mercancía.
   1. En este campo buscamos el cliente al cual le realizaremos nuestro despacho agrupado.
   2. Si no existe el cliente presionamos clic en el botón más y llenamos la información que nos solicita.
   3. En la columna artículo buscaremos el producto al cual le haremos la salida de inventario.
      1. Descripción: Por defecto la plataforma nos trae la descripción o nombre del producto si queremos podemos modificar o agregar más información.
      2. Precio Unitario: Es el precio de venta del producto que podemos modificar o dejar el que nos trae por defecto si lo configuramos en el producto.
      3. Cantidad: Sería la unidades que saldrán del inventario.
      4. Desc%/Valor: Sería el descuento que le daríamos a un cliente en porcentaje.
      5. Impuestos: Porcentaje de impuestos aplicado a un producto.
   4. Artículo: En esta columna es donde filtramos nuestros productos, puede ser por código de barras, nombre o referencia.
   5. Por último clic en el botón amarillo Realizar Despacho Agrupado.
   6. La ventana que nos carga después de dar clic en Realizar Despacho Agrupado, si queremos enviarlo por email digitamos el correo del cliente o si ya lo tiene configurado no lo traerá por defecto y marcamos la casilla enviar email y clic en el botón SI.

Detalle del Despacho #

1. En esta ventana encontraremos diversas opciones para administrar el despacho agrupado que realizamos.
   1. El icono de la X es para eliminar un item del despacho agrupado.
   2. Id Despacho: Es la identificación que le asignamos a los productos de un despacho.
   3. Imprimir: Podemos re imprimir el despacho que generamos.
   4. Anular: Devuelve la mercancía al inventario y bodega donde se hizo.
   5. Asignar Factura: Permite asociar este despacho a una factura  ya generada.

Informes de Despachos Agrupado #

Para ver los despachos que hemos generado en un periodo de tiempo j4Pro tiene varios informes para conocer esta información.

1. Menú lateral izquierdo – Inventarios
2. Despacho Agrupados
3. Informes de Despacho Agrupado
   1. Despachos General: Todos los despachos en un rango de tiempo.
   2. Despachos x Cliente: Los despachos que tenga asociado un cliente.
   3. Despacho x Empleado: Los despachos que allá creado un empleado.
   4. Despacho x Vendedor: Los despachos creados asociados a diferentes vendedores.
   5. Buscar Documento: Permite filtrar un despacho por su consecutivo.

Agrupar Nuevos Productos A Despacho #

Las ventajas del despacho agrupado es que a un mismo cliente podemos asociar o agrupar nuevos productos y j4Pro se encarga de vincular estos al mismo documento con la ventaja que individualiza cada salida de mercancía con un consecutivo. Permitiéndonos a la hora de facturar saber individualmente que hemos ido entregando en mercancía en diferentes momentos y su valor.

La única condición para agrupar una  nueva salida de mercancía a un cliente que ya tiene otras salidas es cuando se haga el despacho volve a llamarlo.

Por ejemplo el cliente Juan Pablo Betancur Sánchez tiene un despacho con estas mercancías.A este cliente vamos asociar una nueva salida de mercancía, para hacerlo vamos al menú lateral izquierdo Inventarios – Despachos Agrupados.

1. LO MÁS IMPORTANTE ES LLAMAR AL MISMO CLIENTE PARA QUE LA SALIDA DE MERCANCÍA QUEDE AGRUPADO EN LOS DESPACHOS QUE SE LES ESTA HACIENDO AL CLIENTE ESTO QUIERE DECIR EN EL MISMO DOCUMENTO.

Si visualizamos como quedo el despacho una vez hecha una nueva salida de mercancía observamos que al primer documento que realizamos se le han agregado dos productos nuevo con otro id de despacho.

Si observamos el cliente Juan Pablo Betancur realizó el primer despacho con el Id número 1 y al realizar el segundo despacho de mercancía a este mismo cliente, se nos adiciono dos productos nuevo pero con un nuevo Id de despacho el número 2.

Como vemos a un mismo cliente podemos asociar varias salidas o despachos  simplemente llamando al mismo cliente cuando registremos la salida de mercancía en el módulo de despachos agrupados.

Convertir Despacho Agrupado a Factura #

Una vez hechos nuestros despachos de mercancía a nuestro cliente podemos convertir en factura para relacionar todas las salidas de mercancía.

1. Clic en el menú lateral izquierdo – (1) Inventarios – (2) Despachos Agrupados y clic en el (3) botón Informes de Despachos – Informes de Despacho General.
   1. Botón Despacho Agrupado: Atajo para ir al módulo de registro de despachos.
   2. Fecha Inicial y Final: Permite consultar un rango de despachos por fecha.
   3. TOTAL DESPACHO Y TOTAL FACTURADO: Cuadros informativos comparando el total en dinero de la mercancía entregada o despachada versus la facturada.
   4. Botón Exportar Excel: Genera el informe de despacho en excel.
   5. Botón Imprimir: Imprime el informe de los despachos agrupados.
   6. Convertir Despachos: Convierte un despacho agrupado a factura o remisión.
   7. Ver Transacción: Muestra el detalle del despacho los productos que han sido entregados y en esa ventana que carga hacer operaciones de impresión, anulación o edición.
   8. Estado: Permite saber si un pedido fue facturado, aprobado o anulado o sigue pendiente.
   9. Totales: Nos permite saber la sumatoria de los despacho en impuestos, descuentos o facturado.
2. Estando en el informe de despachos agrupados vamos a convertir el despacho de un cliente en factura dando clic al lado del despacho que desea convertir en el botón convertir a factura que tiene el icono de dos flechas.Clic en el botón convertir como se señala en la imagen.En esta ventana seleccionamos si el despacho lo convertimos en una FACTURA DE VENTA o una PRE FACTURA.Si seleccionamos en tipo de documento factura no cargará esta otra ventana donde nos indicará que consecutivo usaremos para realizar a factura del despacho, si solo manejamos un solo consecutivo simplemente presionamos aceptar.  La plataforma nos llevará al módulo de factura y en esta cargará la información de los despachos donde podremos modificar el precio de venta o lo impuestos, las cantidades no las podemos modificar y estas solo se puede modificar desde el despacho.
3. Por último clic en realizar factura, escogemos el medio de pago y confirmar.
4. Luego de confirmar la factura, la impresión de esta tendría un formato similar a este.
   1. Lo que vemos resaltado en la imagen de la impresión de la factura es la identificación para relacionar el id del despacho con la cantidad a facturar.