Manual de Compras

Si su empresa maneja inventario, es muy importante que ingrese las compras que realiza a sus proveedores, así tendrá control de los gastos o pagos que ha hecho.

Para ingresar compras en J4PRO es muy fácil:

Primero daremos click en menú lateral izquierdo > «Gastos» > «Compras» y el sistema cargará el formulario para ingresar las compras.

Para una explicación más fácil y académica, vamos a dividir en tres: encabezado, proveedor y productos.

Encabezado #

1. Lo primero vemos es un suiche en donde podemos prender o apagar el Internet en nuestra aplicación manualmente, el botón del lado (con el circulo verde) nos indica si tenemos o no Internet, bien sea que lo prendamos o apagamos con el suiche o que por razones externa nuestro dispositivo no tiene Internet y lo debería  mostrar gris.
2. J4PRO sincroniza por defecto cada 30 segundos la información desde nuestro dispositivo a la nube pero si queremos hacerlo más rápido, lo podemos hacer manualmente dando clic en el botón  «sincronizar«
3. El botón «+ Producto» es para crear productos que no existen en nuestro inventario, es de aclarar que esta es una de forma rápida y solo te pedirá los datos básicos del producto. Pero lo idea es crearlo desde el menú productos que tiene los datos completos. Clic aquí para ver como crear productos de forma completa
4. Este botón nos permite agregar «anticipos» a proveedores, por ejemplo hacer un anticipo a un contratista por la compra de una estanterías o el anticipo a un proveedor de x producto. Para agregar dicho anticipo, clic en el botón y luego se busca el proveedor al cual se le generará el anticipo y luego clic en el botón «+» para generarle el anticipo.  Clic aquí para saber más como administrar anticipos tanto en compras como en ventas.
5. El «movimiento de caja» es para reportar una salida de dinero el cual sale de la caja general.
6. El botón «comandos» le muestra en la combinación de teclas que puede utilizar para hacer atajos y su trabajo más rápido.
7. Hay momentos en que estamos ingresando una compra y la factura que nos entregó el proveedor tiene muchos ítem, por eso queremos seguir ingresando la en otro memento. J4PRO te permite guardar dicha factura con el botón de signo «+» para recuperar la y editarla después en el botón que tiene el 0(cero). También es posible eliminarla desde el botón con basura. Es de aclarar que este guardado se almacena en la memoria temporal del dispositivo.
8. Para almacenar automáticamente mientras va digitado la factura.
9. En el punto 7 hablamos de almacenar temporalmente las facturas mientras se están editando. aquí la podemos almacenar en la nube(es una forma de guardar más segura), también mientras se está editando la factura.

Proveedor #

1. Ingrese el nombre de su proveedor, a medida que lo digital el sistema se lo busca en caso de que exista, pero si no existe, se puede crear en el botón «+» que muestra el punto 2.
2. Botón para crear nuevo proveedor
3. Digite el número de la factura del proveedor. Puede ser alfanumérico(letras y números).
4. Fecha de expedición de la factura del proveedor.
5. Fecha de vencimiento de la factura del proveedor.
6. Nos permite reportar a J4PRO que el documento generado por el proveedor no es una factura sino una remisión.
7. Es un suiche que sirve para agregar gastos(que no son inventariables), por ejemplo si estoy ingresando papas, este SÍ sería un ítem de inventario, pero si quiero agregar el flete de la papa, este NO sería inventariable, aquí tendría que apagar el suiche.

Ingreso de productos de la factura de compras #

1. Este es el espacio donde se ingresan cada uno de los ítem, productos o servicios que nos vendió el proveedor en la factura que estamos ingresando, aquí se ingresan:
   • Categoría: Aquí se digital el nombre del producto que vamos a ingresar, a medida que se va digitando, el sistema lo filtra.
     PD: Si el producto no está registrado en el sistema lo podemos hacer con el botón  de arriba»+producto» o por el menú producto que sería de la forma completa. Clic aquí como crear productos de la forma completa.
   • Acciones: Se permiten 3 acciones:
     1. Eliminar la linea o producto actual,
     2. Ver las existencias de ese producto en el inventario actualmente
     3. Ingresar un nuevo precio de venta del producto.
   • Descripción: Aquí se ingresa un descripción del producto o servicio (es opcional).
   • Precio Uni: Aquí el sistema carga el precio en el cual compramos este producto o servicios a nuestro proveedor. Es posible modificar lo.
   • Desc%/Valor: Aquí podemos ingresar un descuento que el proveedor nos dio de este producto o servicio. Puede ser en porcentaje(%) o valor. En el caso de % solo se debe tener en verde el botón % e ingresa el valor. Y en el caso de valor se debe tener en verde el botón $ e ingresar el valor final en el cual el cliente me vendió el producto. Por ejemplo si el producto normalmente cuesta 100 y el cliente lo rebajó hasta 90, este último es el valor que se debe ingresar.
   • Impuesto: Aquí se debe digitar en porcentaje(%) el impuesto. Si no tiene impuesto se ingresa cero.
   • Cantidad: Aquí se debe ingresar la cantidad de ese producto o servicio que se está comprando.
   • Totales: Total muestra un valor por unidad y con descuento en el caso que lo tenga y Total N entrega el valor de todos.
2. Este botón permite agregar más lineas de ítem, productos o servicios.
3. Esta linea muestra el total de impuestos, total de descuentos y el subtotal general.
4. Aquí se puede ingresar una nota a la factura en caso de necesitarse (es opcional)
5. Botón de realizar la compra, después de que todo está correctamente digitado, abrirá una nueva ventana donde se debe ingresar: medio de pago, origen de la salida de dinero(caja o banco), centro de costos, y bodega donde se almacenara el(los) producto(s) en caso de que maneje inventario.