El día a día de una pequeña empresa, el cierre de caja es fundamental para obtener información de la circulación del dinero en efectivo al finalizar el día. Por eso es importante que la información sea exacta, clara y concuerde lo facturado con el dinero en caja.
Para que el cierre de caja salga bien puede marcar la diferencia entre la mayor tranquilidad y la peor de las penurias. Si eres el encargado de facturar en tu negocio, de seguro te ha pasado que te has quedado horas y horas tratando de hacer un cuadre de caja.
Por ese motivo, hemos creado este artículo enumerando 5 sencillas recomendaciones para que el momento del cierre de caja no se convierta en un dolor de cabeza.
1. Comienza el día con una cantidad fija de dinero
Antes de comenzar la jornada laboral, revisa muy bien la cantidad de dinero en efectivo que tienes en la caja, hazlo siempre antes de abrir el negocio, ya que podrían llegar clientes a comprar y esto podría afectar el proceso contable.
2. No gestiones cobros con el dinero de la caja
Evita procesos innecesarias, no saques dinero en efectivo de la caja para saldar cuentas. Puedes realizar estos pagos con dinero extra para tener un mejor orden.
3. Considera el riesgo de descuadre
Monitorea tu negocio y establece medidas administrativas para evitar los errores que provocan los descuadres. Algunas causas que lo generan son los robos hormiga, errores en los cambios, préstamo entre cajeros, entre otros. Para esto es importante tener un sistema para mantener controlado el inventario .
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Es recomendable que luego de aplicar los ajustes necesarios a tu proceso de cierre de caja, revisa cómo van tus pagos para que sepas la estabilidad financiera de tu negocio.
4. Delega operaciones comerciales a cada uno de tus trabajadores
Para llevar un mejor control del negocio, centraliza los movimientos de caja en ciertos puestos, de esta forma cada trabajador será responsable de su proceso y al final del día será mucho más eficiente el proceso del cierre de caja.
5. Registra las actividades del día
Para este proceso, es recomendable realizar estos pasos:
- Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin cierre.
- Registrar las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.
- Ingresar los equivalentes en efectivo u otros documentos, de ser necesario.
- Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y egresos del día.
- Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.
De esta forma, podrás saber si el dinero en efectivo corresponden o si existen diferencias.
El cierre de caja puede ahorrarte diversos problemas porque practicándolo mantienes el control de los egresos e ingresos de tu negocio, y puedes detectar pérdidas de dinero rápidamente para solucionarlas antes que impacten negativamente en tus finanzas.
Bonus
Automatiza el proceso con un sistema administrativo
Utiliza un sistema de Punto de Venta para llevar el control de tu negocio, registrando cada movimiento, ya sea en efectivo, con tarjeta u otro medio de pago.
Automatizar los procesos te posibilitará mejorar la salud financiera de tu negocio y ayudará al crecimiento empresarial.
¿Estás listo organizar y controlar tu empresa?
Ya sea que tengas un pequeño negocio con una sola caja o hasta un supermercado con múltiples cajas, para dar un servicio más ágil y rápido a tus clientes, utiliza un sistema de punto de venta como j4pro. Con él podrás emitir facturas, aplicar descuentos y promociones, cerrar caja, reporte de ventas, entre otras funciones.
